Zeiterfassung aus Thunderbird – Integration für Kanzleisoftware

Ausgangssituation

Ein auf Leistungserfassung und Abrechnungsmanagement spezialisiertes Softwarehaus, dessen Zielgruppe aus Kanzleien – insbesondere Anwälten, Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern – besteht, bot bisher eine Zeiterfassungslösung exklusiv für Microsoft Outlook an. Diese integrierte sich nahtlos in den E-Mail-Client und ermöglichte es, beim Versand einer E-Mail automatisch einen Zeiteintrag zu erzeugen. Mandanteninformationen, Tätigkeitsbeschreibung und Zeitstempel wurden dabei automatisch vorbefüllt.

Mit zunehmender Nutzung von Outlook-Alternativen wie Mozilla Thunderbird entstand bei den Kunden der Wunsch, den gleichen automatisierten Workflow auch dort zu nutzen. Damit wurde ein komplexes technisches Migrations- und Integrationsprojekt erforderlich.

Projektziel

Ziel war die Portierung und Erweiterung der vorhandenen Outlook-Zeiterfassung für die Unterstützung von Mozilla Thunderbird unter Beibehaltung folgender Eigenschaften:

• Automatische Auslösung der Zeiterfassung beim E-Mail-Versand

• Übergabe relevanter Metadaten wie Empfänger, Betreff, Datum/Zeit

• Nahtlose Integration mit der bestehenden LAS.de-Infrastruktur

• Clientseitige Kompatibilität und einfache Verteilung per Installationspaket

Technische Herausforderungen

1. Technologie-Migration:

   • Die bestehende Outlook-Erweiterung war in Visual Basic for Applications (VBA) bzw. in VB.NET umgesetzt.

   • Eine moderne, wartbare Lösung erforderte die vollständige Portierung des Codes in C# (.NET Framework), um sowohl langfristige Kompatibilität als auch bessere Integration mit neuen Systemkomponenten zu gewährleisten.

2. Thunderbird-Integration:

   • Mozilla Thunderbird erlaubt Add-ons und Erweiterungen auf Basis von JavaScript (WebExtension-API), was sich deutlich von der Outlook-API unterscheidet.

   • Eine direkte Automatisierung (z. B. beim Versenden einer E-Mail) ist unter Thunderbird nur mit systemnaher Interprozesskommunikation möglich.

3. Plattformübergreifende Architektur:

   • Die Lösung musste als Hybrid-Komponente realisiert werden:

     • ein Thunderbird-Addon (JavaScript/WebExtension), das Ereignisse im Client erkennt,

     • ein lokaler C#-basierter Dienst, der Daten aus Thunderbird empfängt und an das Zeiterfassungsmodul übergibt.

4. Schnittstelle zur Zeiterfassung:

   • Die vorhandene Zeiterfassung ist LAS.de-kompatibel und setzt strukturierte Eingaben voraus (Mandant, Tätigkeit, Zeitstempel, optional Empfänger/Bearbeiter).

   • Ein standardisiertes Übergabeprotokoll (z. B. über lokale HTTP-API oder benutzerdefiniertes URI-Schema) wurde implementiert, um diese Daten zuverlässig zu übermitteln.

Technische Umsetzung

1. Thunderbird Add-on (Frontend-Komponente)

• Entwickelt in JavaScript/TypeScript mit der WebExtension API

• Lauscht auf das Event onSend innerhalb des Compose-Fensters

• Extrahiert E-Mail-Metadaten: Betreff, Empfänger, Zeitstempel

• Übergibt die Daten an eine native Anwendung mittels Native Messaging API

2. Native Messaging Host (Backend-Komponente)

• Implementiert als C# Windows-Anwendung (.NET Framework 4.8)

• Wird über eine JSON-konfigurierte Pipe von Thunderbird aus gestartet

• Parst die eingehenden Metadaten und öffnet den bekannten Zeiterfassungsdialog

  • Dieser ist identisch zum Outlook-Dialog

  • Mandant und Tätigkeit können auf Basis definierter Heuristiken oder Regeln (z. B. Empfänger-Matching) vorbelegt werden

3. Kompatibilität & Distribution

• Die Lösung wurde als Installationspaket (.MSI) mit Silent-Install-Option bereitgestellt

• Unterstützt zentrale Verteilung über Gruppenrichtlinien (GPO) oder Softwareverteilungstools

• Kompatibilität mit LAS.de durch direkte Anbindung an das vorhandene API bzw. die lokalen Zeiterfassungsdatenbanken

Ergebnisse & Nutzen

• Effizienter Workflow: Auch Thunderbird-Nutzer erhalten nun eine automatische Zeiterfassung bei E-Mail-Versand – analog zu Outlook.

• Plattformunabhängigkeit: Die Lösung ist nicht mehr an Outlook gebunden, sondern bietet Mandanten maximale Flexibilität in der Wahl ihres E-Mail-Clients.

• Kundenzufriedenheit: Erste Kunden nutzen die Lösung produktiv, Rückmeldungen bestätigen die intuitive Bedienung und Zuverlässigkeit.

• Wartbarkeit: Durch den Technologiewechsel auf C# ist die Codebasis zukunftssicher und erweiterbar.

Fazit

Mit der neuen Thunderbird-Integration wurde die technische Grundlage für eine plattformübergreifende, automatisierte Zeiterfassung im juristischen Umfeld geschaffen. Die clevere Kombination aus Thunderbird-Add-on und C#-basierter Backend-Logik erlaubt eine native Benutzererfahrung bei gleichzeitiger Wiederverwendung bestehender Komponenten. Die Lösung stellt einen wichtigen Baustein in der Digitalisierung des juristischen Arbeitsalltags dar.