Seit dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland neue gesetzliche Vorgaben für elektronische Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B).
Viele Unternehmer fragen sich deshalb:
- Muss ich bereits E-Rechnungen erstellen?
- Reicht eine PDF-Rechnung noch aus?
- Was gilt für Kleinunternehmer?
- Welche Fristen muss ich kennen?
In diesem Beitrag finden Sie die wichtigsten Regelungen verständlich erklärt.
Was ist überhaupt eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei.
Sie enthält strukturierte Daten, die von Buchhaltungs- und ERP-Systemen automatisch verarbeitet werden können.
Zu den bekanntesten Formaten gehören:
- XRechnung
- ZUGFeRD
Dadurch entfällt das manuelle Erfassen von Rechnungsdaten.
Seit wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Die gesetzliche Grundlage wurde mit dem Wachstumschancengesetz geschaffen.
Ziel ist es, den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen vollständig zu digitalisieren.
Die Einführung erfolgt schrittweise.
Die wichtigsten Fristen
Seit 01.01.2025
Alle Unternehmen müssen grundsätzlich in der Lage sein,
E-Rechnungen zu empfangen.
Das gilt für nahezu alle inländischen B2B-Unternehmen.
Bis Ende 2026
Papierrechnungen bleiben unter bestimmten Voraussetzungen zulässig.
Auch PDF-Rechnungen dürfen teilweise weiterhin verwendet werden,
wenn der Rechnungsempfänger zustimmt.
Ab 01.01.2027
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen grundsätzlich elektronische Rechnungen versenden.
Ab 01.01.2028
Die Übergangsregelungen enden.
Dann gilt grundsätzlich:
Alle Unternehmen im B2B-Bereich müssen elektronische Rechnungen verwenden, sofern keine gesetzliche Ausnahme greift.
Wer ist betroffen?
Betroffen sind insbesondere:
- Unternehmen
- Selbstständige
- Freiberufler
- Handwerksbetriebe
- Dienstleister
- Industrie
- Handel
Kurz gesagt:
Nahezu jedes Unternehmen wird sich mit dem Thema beschäftigen müssen.
Reicht eine PDF-Rechnung?
Nein.
Eine PDF ist zwar digital,
aber keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn.
Eine PDF kann selbstverständlich zusätzlich versendet werden,
die eigentliche E-Rechnung besteht jedoch aus strukturierten XML-Daten.
XRechnung oder ZUGFeRD?
Das hängt vom Rechnungsempfänger ab.
XRechnung
- XML
- häufig im öffentlichen Bereich vorgeschrieben
- vollständig maschinenlesbar
ZUGFeRD
- PDF/A-3
- integrierte XML-Datei
- besonders beliebt im B2B-Bereich
Welches Format verwendet werden sollte,
hängt immer von den Anforderungen des Kunden ab.
Was sollten Unternehmen jetzt tun?
Ich empfehle Unternehmen,
sich bereits jetzt mit folgenden Fragen zu beschäftigen:
✅ Kann unsere Software E-Rechnungen erzeugen?
✅ Müssen wir XRechnung oder ZUGFeRD unterstützen?
✅ Funktioniert der Empfang bereits?
✅ Müssen bestehende Prozesse angepasst werden?
Je früher diese Fragen beantwortet werden,
desto entspannter gelingt die Umstellung.
Fazit
Die E-Rechnungspflicht betrifft in den kommenden Jahren nahezu jedes Unternehmen.
Wer sich frühzeitig vorbereitet,
spart später Zeit,
vermeidet Fehler
und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen ohne Zeitdruck.
Oft muss dabei nicht die gesamte Software ersetzt werden.
In vielen Fällen lassen sich bestehende ERP-, Warenwirtschafts- oder MS-Access-Anwendungen gezielt erweitern.
Benötigen Sie Unterstützung?
Ich unterstütze Unternehmen bei
- der Einführung von XRechnung
- der Einführung von ZUGFeRD
- der Integration in bestehende Software
- der Entwicklung individueller Lösungen mit MS Access, SQL Server und C#
- der Validierung elektronischer Rechnungen
- der Fehleranalyse und Optimierung bestehender Systeme
Gerne berate ich Sie unverbindlich zu Ihrem Projekt.
