Viele Unternehmen arbeiten seit Jahren erfolgreich mit individuell entwickelten Microsoft-Access-Anwendungen.

Angebote werden erstellt, Aufträge verwaltet und Rechnungen geschrieben. Die Abläufe funktionieren – teilweise seit zehn oder zwanzig Jahren.

Dann kommt eine neue Anforderung:

„Wir müssen ZUGFeRD-Rechnungen erstellen können.“

Muss deshalb die komplette Access-Anwendung ersetzt oder neu entwickelt werden?

In vielen Fällen: Nein.

ZUGFeRD lässt sich in bestehende Access-Anwendungen integrieren

Eine vorhandene Access-Anwendung kann um die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen erweitert werden, ohne den bestehenden Rechnungsprozess komplett umzubauen.

Der Ablauf kann beispielsweise weiterhin so aussehen:

Auftrag → Rechnung → Drucken/PDF → ZUGFeRD-PDF

Für den Anwender ändert sich dabei im Idealfall kaum etwas.

Die für ZUGFeRD erforderlichen Rechnungsinformationen werden aus den vorhandenen Access-Tabellen und Abfragen übernommen, daraus werden die strukturierten Rechnungsdaten erzeugt und anschließend mit der PDF-Rechnung zu einer ZUGFeRD-konformen Rechnung verbunden.

Was steckt eigentlich in einer ZUGFeRD-Rechnung?

Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht zunächst wie eine ganz normale PDF-Rechnung aus.

Der entscheidende Unterschied befindet sich im Hintergrund.

Zusätzlich zur sichtbaren Rechnung enthält die PDF strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format. Diese können von geeigneten Buchhaltungs-, ERP- und Dokumentenmanagementsystemen automatisch verarbeitet werden.

Damit verbindet ZUGFeRD zwei Welten:

Menschen können die PDF lesen – Software kann die Rechnungsdaten verarbeiten.

Welche Daten werden aus Access benötigt?

Viele der notwendigen Informationen sind in einer bestehenden Rechnungsanwendung bereits vorhanden.

Dazu gehören beispielsweise:

• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
• Verkäufer und Käufer
• Anschriften
• Rechnungspositionen
• Artikelbezeichnungen
• Mengen und Einzelpreise
• Steuersätze
• Netto- und Bruttobeträge
• Zahlungsbedingungen
• Bankverbindung
• weitere für die elektronische Rechnung erforderliche Angaben

Die eigentliche Herausforderung besteht deshalb häufig nicht darin, diese Daten neu zu erfassen.

Es geht vielmehr darum, die vorhandenen Daten korrekt auf die für ZUGFeRD benötigten Strukturen abzubilden.

Integration statt Austausch

Gerade bei älteren Access-Anwendungen höre ich immer wieder die Frage:

„Müssen wir jetzt unsere komplette Software ersetzen?“

Nur wegen ZUGFeRD wäre das in vielen Fällen unverhältnismäßig.

Wenn eine Anwendung ihre eigentliche Aufgabe zuverlässig erfüllt, kann eine gezielte Erweiterung wirtschaftlich wesentlich interessanter sein.

Die bestehende Rechnungslogik bleibt erhalten und wird lediglich um die ZUGFeRD-Erstellung ergänzt.

So kann aus einem bisherigen Ablauf wie

Rechnung erstellen → PDF erzeugen

beispielsweise

Rechnung erstellen → PDF erzeugen → ZUGFeRD erzeugen

werden.

Für den Benutzer kann das sogar vollständig automatisiert im Hintergrund erfolgen.

ZUGFeRD-Tools und individuelle Access-Integration

Ich beschäftige mich seit vielen Jahren mit Microsoft Access, VBA, Datenbanken und der Integration bestehender Unternehmensanwendungen.

Für ZUGFeRD biete ich sowohl fertige Tools als auch die Integration in bestehende Microsoft-Access-Anwendungen an.

Je nach vorhandener Anwendung kann die Lösung beispielsweise folgende Aufgaben übernehmen:

• Rechnungsdaten aus Access übernehmen
• ZUGFeRD-Daten erzeugen
• vorhandene PDF-Rechnungen weiterverwenden
• ZUGFeRD-PDFs erstellen
• bestehende Druck- und Rechnungsprozesse erweitern
• die Erstellung weitgehend automatisieren
• die Lösung an vorhandene Tabellen und Datenstrukturen anpassen

Dabei muss nicht die komplette Access-Anwendung verändert werden.

Ziel ist vielmehr eine möglichst saubere Integration in den bestehenden Prozess.

Auch ältere Access-Anwendungen können erweitert werden

Gerade bei gewachsenen Access-Lösungen steckt häufig sehr viel individuelles Unternehmenswissen in der Anwendung.

Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte und VBA-Code bilden Prozesse ab, die über viele Jahre entstanden sind.

Solche Systeme nur wegen einer neuen Anforderung komplett zu ersetzen, ist nicht automatisch die beste Lösung.

Manchmal ist Modernisierung sinnvoll.

Manchmal ist aber eine gezielte Erweiterung die deutlich wirtschaftlichere Variante.

ZUGFeRD ist ein gutes Beispiel dafür.

Sie benötigen ZUGFeRD in Ihrer Access-Anwendung?

Wenn Sie Rechnungen mit Microsoft Access erstellen und Ihre bestehende Anwendung um ZUGFeRD erweitern möchten, unterstütze ich Sie gerne.

Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um eine kleinere individuelle Rechnungsanwendung oder um eine über viele Jahre gewachsene Access-Lösung handelt.

Ich schaue mir zunächst den bestehenden Rechnungsprozess und die vorhandenen Datenstrukturen an. Anschließend lässt sich beurteilen, wie ZUGFeRD mit möglichst wenig Eingriffen integriert werden kann.

Ihre Access-Anwendung muss wegen ZUGFeRD nicht zwangsläufig ersetzt werden.

Oft reicht es, sie an der richtigen Stelle zu erweitern.