Sie erstellen Ihre Rechnungen noch mit Microsoft Access? Dann müssen Sie wegen der E-Rechnungspflicht nicht gleich Ihre gesamte Software austauschen.

Viele Unternehmen setzen seit Jahren auf individuell entwickelte Access-Anwendungen. Kundenverwaltung, Auftragsbearbeitung, Lieferscheine und Rechnungserstellung funktionieren zuverlässig.

Doch mit der Einführung der elektronischen Rechnung stehen viele Unternehmen vor einer neuen Herausforderung:

Wie lassen sich aus einer bestehenden Microsoft-Access-Anwendung rechtskonforme E-Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung erstellen?

Die gute Nachricht: In vielen Fällen ist das möglich, ohne die bestehende Rechnungssoftware vollständig neu zu entwickeln.

Ich zeige Ihnen, wie die Umstellung funktioniert, welche technischen Voraussetzungen erfüllt sein müssen und wie sich die E-Rechnungserstellung direkt in bestehende Access-Anwendungen integrieren lässt.

Warum Unternehmen ihre Access-Rechnungserstellung jetzt umstellen sollten

Seit dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland neue Regelungen für elektronische Rechnungen im inländischen B2B-Geschäftsverkehr.

Eine elektronische Rechnung ist dabei nicht einfach eine PDF-Datei, die per E-Mail verschickt wird.

Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht und die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen:

• Seit 1. Januar 2025: Unternehmen müssen im Regelfall in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.
• Bis Ende 2026: Unter den gesetzlichen Voraussetzungen dürfen Rechnungsaussteller weiterhin sonstige Rechnungen verwenden.
• Bis Ende 2027: Für bestimmte Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro gelten verlängerte Übergangsregelungen.
• Ab 1. Januar 2028: Für die meisten betroffenen inländischen B2B-Umsätze wird die Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtend.

Für einzelne Rechnungsarten und Sachverhalte bestehen Ausnahmen oder Sonderregelungen.

Unternehmen sollten die verbleibende Zeit deshalb nutzen, um ihre vorhandenen Rechnungsprozesse rechtzeitig anzupassen.

Die E-Rechnungspflicht bedeutet nicht, dass Microsoft Access als Rechnungssoftware ausgedient hat.

ZUGFeRD und XRechnung – was ist der Unterschied?

Beide Formate ermöglichen die strukturierte elektronische Übermittlung von Rechnungsinformationen. Sie unterscheiden sich jedoch in ihrer technischen Umsetzung.

ZUGFeRD: PDF und strukturierte Rechnungsdaten in einer Datei

Bei ZUGFeRD handelt es sich um ein hybrides Rechnungsformat.

Es kombiniert ein für Menschen lesbares PDF-Dokument mit einer eingebetteten XML-Datei, die sämtliche erforderlichen strukturierten Rechnungsinformationen enthält.

Das bedeutet:

• Der Rechnungsempfänger kann die Rechnung wie gewohnt als PDF öffnen.
• Buchhaltungsprogramme können die eingebetteten XML-Daten automatisiert verarbeiten.
• Die Rechnungsdaten müssen nicht erneut manuell erfasst werden.
• Das bisherige Rechnungsdesign kann grundsätzlich erhalten bleiben.

Für viele bestehende Access-Anwendungen ist ZUGFeRD deshalb besonders interessant.

Wichtig ist, dass das verwendete ZUGFeRD-Profil die Anforderungen der E-Rechnung erfüllt, beispielsweise das Profil EN 16931. Nicht jedes ZUGFeRD-Profil ist dafür geeignet.

XRechnung: Strukturierte Rechnungsdaten als XML

Die XRechnung ist eine deutsche Spezifikation für elektronische Rechnungen, die insbesondere im öffentlichen Auftragswesen eingesetzt wird.

Hier stehen die strukturierten Rechnungsdaten im Mittelpunkt.

Die Rechnung wird üblicherweise als XML-Datei übermittelt und kann von geeigneten Systemen automatisch verarbeitet werden.

XRechnungen können auf unterschiedlichen XML-Syntaxen basieren, insbesondere UBL und UN/CEFACT CII.

Beide Formate können die europäische Norm EN 16931 erfüllen. Entscheidend ist die korrekte Umsetzung und Validierung.

Warum ein einfacher PDF-Export aus Access nicht ausreicht

Viele bestehende Access-Anwendungen erzeugen Rechnungen über einen Bericht.

Der typische Ablauf sieht so aus:

1. Rechnungsdaten werden in Access erfasst.
2. Ein Access-Bericht wird geöffnet.
3. Der Bericht wird als PDF gespeichert.
4. Die PDF-Datei wird per E-Mail versendet.

Dieser Ablauf funktioniert für klassische PDF-Rechnungen.

Für eine echte E-Rechnung fehlen allerdings die strukturierten Rechnungsinformationen.

Denn ein E-Rechnungsformat benötigt nicht nur die optische Darstellung, sondern eindeutig definierte Datenfelder.

Dazu gehören beispielsweise:

• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
• Verkäufer- und Käuferinformationen
• Steuerliche Identifikationsmerkmale
• Rechnungspositionen und Mengen
• Einzelpreise und Rabatte
• Umsatzsteuersätze und Steuerbeträge
• Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsdatum
• Lieferdatum oder Leistungszeitraum
• Gegebenenfalls Leitweg-ID und weitere Referenzen

Diese Informationen sind in vielen Access-Anwendungen bereits vorhanden.

Sie müssen lediglich korrekt auf die entsprechenden Datenfelder des E-Rechnungsformats abgebildet werden.

So funktioniert die E-Rechnungserstellung direkt aus Microsoft Access

Für die Integration habe ich eine Lösung entwickelt, mit der bestehende Access-Anwendungen um die Erstellung elektronischer Rechnungen erweitert werden können.

Der Grundgedanke ist einfach:

Die bestehende Access-Anwendung bleibt erhalten. Die elektronische Rechnungserstellung wird als zusätzliche Funktion integriert.

Schritt 1: Rechnungsdaten aus Access bereitstellen

Zunächst werden die benötigten Rechnungsdaten aus den vorhandenen Tabellen und Abfragen übernommen.

Dazu zählen der Rechnungskopf, die einzelnen Positionen, Steuerinformationen und gegebenenfalls zusätzliche Dokumente.

Die Daten werden in einer definierten Struktur für den anschließenden Export bereitgestellt.

Schritt 2: Strukturierte XML-Rechnung erzeugen

Aus diesen Daten erstellt eine VBA-Funktion die benötigte XML-Struktur.

Dabei werden die Informationen den entsprechenden Feldern der elektronischen Rechnung zugeordnet.

Die Erstellung kann direkt aus der bestehenden Access-Anwendung heraus gestartet werden.

Schritt 3: Vorhandenes Rechnungs-PDF weiterverwenden

Bei der Erstellung einer ZUGFeRD-Rechnung kann der vorhandene Access-Rechnungsbericht weiterhin verwendet werden.

Das bedeutet, dass Firmenlogo, Layout, Positionstabellen und weitere Bestandteile des Rechnungsdesigns grundsätzlich bestehen bleiben können.

Der Access-Bericht liefert das PDF-Dokument.

Schritt 4: XML und PDF zu einer ZUGFeRD-Rechnung zusammenführen

Anschließend übernimmt der ZUGFeRD Creator die technische Verarbeitung.

Die XML-Rechnungsdaten werden in ein geeignetes PDF/A-3-Dokument eingebettet.

Das Ergebnis ist eine ZUGFeRD-Rechnung, die sowohl für Menschen lesbar als auch maschinell verarbeitbar ist.

Für eine reine XML-basierte XRechnung ist dieser PDF-Schritt nicht erforderlich.

Schritt 5: Rechnung validieren

Eine besonders wichtige Aufgabe ist die technische Prüfung.

Denn eine erzeugte XML-Datei ist nicht automatisch eine gültige E-Rechnung.

Typische Fehler entstehen beispielsweise durch:

• Fehlende Pflichtangaben
• Falsche Steuercodes
• Ungültige Mengeneinheiten
• Fehlerhafte Steuerberechnungen
• Fehlende Käufer- oder Verkäuferinformationen
• Unvollständige Zahlungsbedingungen

Die erzeugten Dateien sollten deshalb mit einem geeigneten Validator auf die relevanten Format- und Geschäftsregeln geprüft werden.

Eine technische Validierung ersetzt allerdings nicht die vollständige steuerrechtliche Prüfung des Rechnungsinhalts.

Mein ZUGFeRD Creator für Microsoft Access

Aus der praktischen Arbeit mit bestehenden Access-Anwendungen ist mein ZUGFeRD Creator entstanden.

Die Lösung richtet sich insbesondere an Unternehmen und Entwickler, die ihre vorhandene Rechnungssoftware um die elektronische Rechnungserstellung erweitern möchten.

Dabei stehen drei Punkte im Vordergrund:

1. Bestehende Anwendungen weiterverwenden

Die Rechnungslogik und das bisherige Access-Frontend können weitgehend erhalten bleiben.

2. Transparente Integration

Die VBA-Funktionen zur Datenaufbereitung und XML-Erstellung sind offen und können an die jeweilige Anwendung angepasst werden.

3. Flexible Erweiterbarkeit

Die Lösung kann an unterschiedliche Tabellenstrukturen, Rechnungsberichte und individuelle Geschäftsprozesse angepasst werden.

Je nach Anforderungen lassen sich auch zusätzliche Rechnungsinformationen wie Zahlungsbedingungen, Skonto, Leistungszeiträume oder rechnungsrelevante Anlagen berücksichtigen.

Die genaue Umsetzung hängt von der vorhandenen Datenstruktur und den Anforderungen des jeweiligen Rechnungsformats ab.

Wie aufwendig ist die Umstellung einer Access-Anwendung?

Das hängt vor allem davon ab, wie die vorhandene Anwendung aufgebaut ist.

Wenn sämtliche benötigten Rechnungsinformationen bereits strukturiert in Tabellen vorhanden sind, lässt sich die Integration häufig mit überschaubarem Aufwand realisieren.

Anders sieht es aus, wenn wichtige Informationen bisher nur als Freitext in Berichten stehen oder bestimmte steuerliche Sonderfälle berücksichtigt werden müssen.

Typische Aufgaben sind:

• Analyse der vorhandenen Rechnungsdaten
• Zuordnung der Access-Felder zu den E-Rechnungsfeldern
• Anpassung der XML-Erstellung
• Integration des ZUGFeRD Creators
• Prüfung unterschiedlicher Rechnungsarten
• Validierung und Fehlerkorrektur

Eine pauschale Aussage über die benötigte Entwicklungszeit wäre unseriös.

Bei einer gut strukturierten Access-Anwendung kann der Aufwand jedoch deutlich geringer sein als bei der Einführung einer vollständig neuen Rechnungssoftware.

Häufige Fragen zur E-Rechnung mit Microsoft Access

Kann Microsoft Access selbst eine XRechnung erzeugen?

Ja. Mit entsprechendem VBA-Code lassen sich XML-Dateien im benötigten Format erzeugen.

Entscheidend ist, dass die Daten vollständig und korrekt bereitgestellt werden und die erzeugte Datei den geltenden Anforderungen entspricht.

Muss ich meine bestehende Access-Datenbank ersetzen?

Nein. In vielen Fällen genügt es, die vorhandene Anwendung um die notwendigen Export- und Verarbeitungsfunktionen zu erweitern.

Kann mein bisheriges Rechnungsdesign erhalten bleiben?

Bei ZUGFeRD grundsätzlich ja. Der vorhandene Rechnungsbericht kann als Grundlage für die PDF-Darstellung dienen.

Benötige ich einen SQL Server?

Nein. Die Erstellung elektronischer Rechnungen ist nicht davon abhängig, ob die Daten in einer Access-Datenbank oder auf einem SQL Server gespeichert werden.

Ist jede erzeugte ZUGFeRD-Datei automatisch gültig?

Nein. Das richtige Format, die vollständigen Pflichtangaben, korrekte Berechnungen und die Einhaltung der jeweiligen Geschäftsregeln müssen sichergestellt werden.

Können auch Gutschriften und besondere Rechnungsarten verarbeitet werden?

Grundsätzlich können auch Rechnungskorrekturen, Gutschriften und weitere Geschäftsvorfälle elektronisch abgebildet werden. Die korrekte technische und steuerliche Behandlung muss jeweils berücksichtigt werden.

Fazit: Die E-Rechnung ist kein Grund, Microsoft Access abzuschaffen

Die Einführung der E-Rechnung stellt viele Unternehmen vor neue technische Anforderungen.

Doch gerade bei individuell entwickelten Access-Anwendungen lohnt es sich, zunächst die vorhandenen Möglichkeiten zu prüfen.

Denn oft ist bereits alles vorhanden, was für die elektronische Rechnungserstellung benötigt wird:

Kundendaten, Rechnungspositionen, Steuerinformationen und ein funktionierender Rechnungsbericht.

Mit einer geeigneten Erweiterung lassen sich daraus strukturierte elektronische Rechnungen erzeugen.

Warum eine bewährte Rechnungssoftware ersetzen, wenn sie sich gezielt modernisieren lässt?

Sie möchten ZUGFeRD oder XRechnung in Ihre Access-Anwendung integrieren?

Ich unterstütze Unternehmen und Access-Entwickler bei der Umstellung auf die elektronische Rechnungserstellung.

Ob Sie meinen ZUGFeRD Creator in Ihre eigene Anwendung integrieren möchten oder Unterstützung bei der Anpassung Ihrer vorhandenen Rechnungssoftware benötigen – ich helfe Ihnen bei der technischen Umsetzung.

Ihre Access-Anwendung kann bleiben. Ihre Rechnungen werden digital.

Weitere Informationen zum ZUGFeRD Creator finden Sie unter:

www.dithmer.de

Oliver Dithmer – Microsoft Access | VBA | SQL Server | C#/.NET | ZUGFeRD & XRechnung