Viele Unternehmen arbeiten seit Jahren mit individuell entwickelten Microsoft-Access-Anwendungen. Auftragsverwaltung, Kundenstammdaten, Rechnungen und Auswertungen funktionieren zuverlässig – teilweise seit zehn oder zwanzig Jahren.
Mit der zunehmenden Bedeutung der E-Rechnung entsteht jedoch eine neue Herausforderung:
Wie lässt sich ZUGFeRD in eine bestehende Microsoft-Access-Anwendung integrieren, ohne die komplette Rechnungssoftware neu entwickeln zu müssen?
Genau mit dieser Frage beschäftige ich mich aktuell bei mehreren Access-Projekten.
Die bestehende Access-Anwendung muss nicht ersetzt werden
Eine häufige Befürchtung ist, dass für die E-Rechnung eine komplett neue Software notwendig wird.
Das ist in vielen Fällen nicht so.
Wenn eine Access-Anwendung bereits alle notwendigen Rechnungsinformationen enthält, sind die wichtigsten Daten normalerweise vorhanden:
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- Kunden- und Lieferantendaten
- Rechnungspositionen
- Mengen und Preise
- Umsatzsteuersätze
- Zahlungsbedingungen
- Bankverbindung
- Netto-, Steuer- und Bruttosummen
Diese Daten können weiterhin aus der bestehenden Anwendung kommen.
Der entscheidende zusätzliche Schritt besteht darin, daraus die strukturierten Rechnungsdaten für ZUGFeRD zu erzeugen und mit der vorhandenen PDF-Rechnung zu verbinden.
So funktioniert die Integration
Für diesen Zweck habe ich ein eigenes ZUGFeRD-Modul für Microsoft Access entwickelt.
Der grundsätzliche Ablauf ist bewusst einfach:
Access-Rechnung → Rechnungsdaten → ZUGFeRD-Modul → fertige ZUGFeRD-PDF
Die vorhandene Rechnungslogik kann dabei weitgehend bestehen bleiben.
Beim Erstellen einer Rechnung stellt Access die benötigten Daten bereit. Das Modul erzeugt daraus die strukturierten Rechnungsdaten und verbindet diese mit der PDF-Rechnung.
Das Ergebnis ist eine Rechnung, die weiterhin wie eine normale PDF gelesen werden kann, gleichzeitig aber die maschinenlesbaren Rechnungsinformationen enthält.
Warum dieser Ansatz für bestehende Access-Lösungen interessant ist
Gerade ältere Access-Anwendungen enthalten häufig sehr viel individuelle Geschäftslogik.
Eine komplette Neuentwicklung nur wegen der E-Rechnung wäre deshalb oft unverhältnismäßig aufwendig.
Eine modulare Erweiterung hat einen entscheidenden Vorteil:
Die funktionierende Anwendung bleibt erhalten und wird gezielt um die benötigte E-Rechnungsfunktion erweitert.
Formulare, Kundenverwaltung, Artikelverwaltung, Rechnungsberechnung und viele vorhandene Abläufe müssen dadurch nicht neu entwickelt werden.
Auch individuelle Access-Anwendungen können modernisiert werden
Microsoft Access wird in vielen Unternehmen noch immer für wichtige Geschäftsprozesse eingesetzt.
Das Problem ist dabei häufig nicht Access selbst, sondern dass eine über Jahre gewachsene Anwendung an neue technische oder gesetzliche Anforderungen angepasst werden muss.
Neben ZUGFeRD betrifft das beispielsweise:
- XRechnung
- SQL-Server-Anbindung
- REST-APIs
- Microsoft Graph
- automatisierten Datenaustausch
- PDF-Erstellung
- Schnittstellen zu anderen ERP- oder Warenwirtschaftssystemen
Solche Erweiterungen lassen sich häufig in bestehende Anwendungen integrieren, ohne alles neu bauen zu müssen.
Sie nutzen eine eigene Access-Rechnungssoftware?
Wenn Sie Rechnungen mit einer individuell entwickelten Microsoft-Access-Anwendung erstellen und ZUGFeRD integrieren möchten, kann zunächst geprüft werden, welche Rechnungsdaten bereits vorhanden sind und wie sich das Modul in den bestehenden Ablauf einbinden lässt.
Auch ältere oder über viele Jahre weiterentwickelte Access-Anwendungen sind dabei grundsätzlich interessant.
Sie möchten Ihre bestehende Microsoft-Access-Anwendung um ZUGFeRD oder andere moderne Schnittstellen erweitern?
Dann sprechen Sie mich gerne an. Ich unterstütze Unternehmen bei der Weiterentwicklung, Modernisierung und Betreuung bestehender Microsoft-Access-, VBA-, SQL-Server- und .NET-Anwendungen.
